Sanal asistanlık

Sanal asistan becerileri ve ücreti belirleyen tek beceri

Bu işi dört beceri kurar: yazmak, düzen, yeterli araç hakimiyeti ve ketumluk. Bu dördü içinde ücretinizi belirleyen yazmaktır, çünkü müşterinin size herhangi bir iş vermeden önce gördüğü tek şey odur.

  • Ders 2 / 6
  • Başlangıç
  • Ücretsiz, kayıt yok

Bu işin üzerinde durduğu dört beceri

Sıraları tesadüf değil. İlki, müşterinin her şeyden önce gördüğü şeydir ve ücreti bu yüzden belirler.

Yeniden iş alan bir asistandört sütun üzerinde durur

  • Yazmak

    Bir sonraki soruyu gereksiz kılan bir mesaj. Her bildirimde üç şey: ne bitti, nerede takıldı, sizden ne istiyor.

  • Düzen

    Dört değil tek liste, her işin bir tarihi ve sürekli açık olmak yerine tanımlı kontrol pencereleri.

  • Yeterli araç hakimiyeti

    Ortak belgeler, bir görev listesi, bir takvim. Ve araçlardan büyük tek kural: müşterinin aracı kazanır.

  • Ketumluk

    Niyet değil kural: sohbette parola yok, kimlikler odadan çıkmaz, izinsiz araca müşteri verisi girmez, erişim geçicidir.

Bu dördü işi ayakta tutar ama müşteri getirmez. Müşteri bulmak ve fiyatlandırma başka türden becerilerdir ve bu yolun beşinci ve altıncı dersleridir.

Son kontrol: Bu dersteki bilgiler ve araç adları bu tarihte kaynaklarıyla yeniden doğrulanır.

Ücretinizi neden yazmak belirler?

Kimse işinizi görmeden önce yazınızı görmüştür. Kısa profil, ilk mesaj, fiyat sorusuna verdiğiniz cevap: müşterinin, size iş vermenin kendi zamanından ne kadarına mal olacağını tahmin ederken elinde tuttuğu her şey budur. Ücreti belirleyen de tam olarak bu tahmindir; yazma hızınız ya da sayabildiğiniz araç sayısı değil.

Pratik ölçüt tek cümle: gönderdiğiniz bir mesaj müşteriyi bir sonraki soruyu sormaya zorlamamalı. "Yapıldı" eksik bir mesajdır. "Tedarikçi listesi hazır, yedisi fiyatlı, ikisi hiç cevap vermedi; dosya dünkü klasörde. O ikisinin peşine düşmek için onayınızı istiyorum" tam bir mesajdır. Fark uzunlukta değil, ikincisinin açık soru bırakmamasında.

Her durum bildiriminde üç şey olmalı ve çoğu kişi birini düşürür: ne bitti, nerede takıldı ve sizden ne istiyor. Genelde düşen üçüncüsüdür ve mesajı fazladan bir gidiş dönüşe çeviren de odur.

Bir açıklama gerekiyor: burada iyi yazmak, edebi yazmak değildir. Uzun cümleler ve uzun nezaket kalıpları okurun zamanını harcar ve bu işte sattığınız şey tam olarak zamandır. Yazmanın kendisi üzerine çalışmak isterseniz, içerik üretimi nereden başlar dersi iyi bir giriş noktasıdır; yeter ki burada kitlenin bir pazar değil, tek bir kişi olduğunu hatırlayın.

Sanal asistan becerileri: yazmak, düzen, araçlar, ketumluk

Soru yaratmayan bir bildirim ile müşterinin işini artıran bir bildirim

Tek bir durum bildirimiGöndermeden önce

Hiçbir soruyu açık bırakmayan bildirim

  • Neyin bittiğini ve nerede olduğunu söyler
  • Neyin ve neden takıldığını söyler
  • Müşteriden tam olarak ne istediğini söyler
  • Karar gerekiyorsa seçenekleri yan yana koyar

Fazladan bir gidiş dönüş yaratan bildirim

  • Yalnızca yapıldı der
  • Sorunu söyler ama hiçbir şey önermez
  • İlgisiz üç konuyu tek mesaja karıştırır
  • Nezaketle başlar ve asıl haberi sona gömer

Bu ölçüt bir durum bildirimi içindir, her mesaj için değil. Haber kötü ya da konu hassassa, kısa ve tam bir mesaj yetmez, aramak daha iyidir.

Kimse başınızda değilken düzen ne demek?

Ofiste düzeni size bina dayatır: bir varış saati, bir masa, yanınızdan geçip o işin ne olduğunu soran biri. Uzaktan çalışmada bunların hiçbiri yok ve özgürlük gibi görünen şey, insanların ilk tökezlediği yer. Binanın yerini bir yazılım değil, üç alışkanlık alır.

Birinci alışkanlık: dört değil, tek liste. WhatsAppta söylenen iş, e-postayla gelen iş ve kendi aklınıza gelen iş, aynı dakika içinde tek ve aynı yere düşmeli. İşleri üç yere dağılmış kişiler zamanlarını iş yapmakla değil, işi hatırlamakla geçirir.

İkinci alışkanlık: her işin bir tarihi olur. Tarihi olmayan iş, iş değil temennidir. Tarihi müşteri söylemese bile siz koyun; siz koymazsanız müşteri kafasında çoktan koymuştur ve siz bilmezsiniz.

Üçüncü alışkanlık: kontrol için sabit bir pencere. Gelen kutusunu her yirmi dakikada bir açmak düzen değil, düzenli dikkat dağınıklığıdır. Günde iki ya da üç tanımlı pencere ve bunun anlaşmada yazılı olması hem sizin hem müşterinin lehinedir, çünkü karşı tarafın beklentisini gerçekçi kılar.

Bir de birçok kişinin düştüğü tuzak: sistemi kurmak, ertelemenin yeni bir biçimi hâline gelebilir. Görev panosunu renklendirmeye üç gün harcayan biri o üç günde hiçbir şey teslim etmemiştir. Gerçekten sürdüreceğiniz en basit sistem, bırakacağınız en iyi sistemden üstündür.

Araçlara ne kadar hakim olmam gerekir?

Sandığınızdan az. Gerçekten gereken üç grup araç var, gerisi sonra kendiliğinden gelir: ortak belgeler için bir yer, görev listesi için bir yer ve bir takvim. Bu üçüyle rahatsanız ilk haftayı geçmişsiniz demektir.

Ama araçların kendisinden önemli bir kural var: müşterinin aracı kazanır. Müşterinin ekibi Telegram üzerinde çalışıyorsa siz de Telegram üzerinde çalışırsınız, kendi favoriniz daha iyi olsa bile. Müşteriyi kendi sistemine göç ettiren bir asistan, daha ilk hafta o kişinin iş yükünü artırmıştır ve bu, satması gereken şeyin tam tersidir.

Hiçbir ilanda yazmayan ve pratikte farkı yaratan beceri, adlandırmayı temiz tutmaktır: dosya ve klasörlerin altı ay sonra da anlaşılacak adlar taşıması ve her işin panoda tek bir belirli yerinin olması. Yokluğunda her şey yavaşladığında kimsenin parmak basamadığı türden bir şeydir. Araçları saymak ve karşılaştırmak bu yolun üçüncü dersinin işidir, burada tekrarlamıyoruz.

Ketumluk bir duygu değil, bir beceridir

Güvenilir olmak bir özelliktir ve özellik çalışılamaz. Çalışılabilecek olan birkaç belirli kuraldır ve bir asistanı işe alınabilir kılan da iyi niyeti değil, bu kurallardır.

Birinci kural: parolalar sohbette değiş tokuş edilmez. Müşteri ısrar ederse alternatifi önerin; bugünün hemen her servisi, parola vermek yerine sınırlı erişimli ayrı bir hesap açmaya izin veriyor. Yine de ısrar edip parola geldiyse, yapacağınız en az şey iş bitince değiştirmesini istemek ve bunu yazılı söylemektir. Arka planı siber güvenlik nedir dersi açıyor.

İkinci kural: bir kişiyi tanımlayan hiçbir şey odadan çıkmaz. Bir müşterinin adı ve numarası, alışveriş geçmişi, birinin şikayet metni. Bunları portföye koymazsınız, arkadaş grubunda anlatmazsınız ve hiçbir aracın içine dökmezsiniz. Bir iş örneği istiyorsanız sayıları ve isimleri çıkarın, işin yapısını gösterin.

Üçüncü kural ve bugün en çok çiğnenen: müşteri verisi, müşterinin izni olmadan hiçbir yapay zeka sohbetine girmez. Konuşmaların modeli eğitmek için kullanılıp kullanılmadığı sizin hissinize değil, plana ve ayarlara bağlıdır; ayrıntısı kaynağıyla birlikte bu sayfanın aşağısındaki blokta. Müşteri hangi aracın serbest olduğunu açıkça söyleyene kadar varsayılan cevap hayırdır.

Dördüncü kural: erişim geçicidir. İş bittiğinde erişim de bitmeli ve bunu müşterinin hatırlamasını beklemek yerine sizin gündeme getirmeniz daha iyidir. İş biter bitmez kendiliğinden erişimimi kapatın diyen bir asistan, bir dahaki sefere daha kolay erişim alır.

Gerçekten çalışılabilecek dört ketumluk kuralı

Güvenilir olmak bir özelliktir ve çalışılamaz. Bu dördü kuraldır ve çalışılabilir.

  • Sohbette parola değiş tokuş edilmez

    Alternatifi önerin: sınırlı erişimli ayrı bir hesap. Yine de parola geldiyse, işten sonra değiştirilmesini isteyin ve bunu yazılı söyleyin.

  • Kimlikler dışarı çıkmaz

    Müşteri adları ve numaraları, alışveriş geçmişleri, şikayet metni. Ne portföyde ne arkadaş grubunda. Örneği isimsiz ve sayısız gösterin.

  • Müşteri verisi izinsiz hiçbir araca girmez

    Bir konuşmanın modeli eğitmek için kullanılıp kullanılmadığı plana ve ayarlara bağlıdır. Müşteri hangi aracın serbest olduğunu söyleyene kadar varsayılan cevap hayırdır.

  • Erişim geçicidir

    İş bittiğinde erişim de biter ve bunu sizin gündeme getirmeniz daha iyidir. Bu tek hamle, bir dahaki sefere erişim almayı kolaylaştırır.

Bu kurallar bir sözleşmenin yerini tutmaz ve hukuki tavsiye değildir. Hassas veri söz konusuysa gizlilik taahhüdü yazılı hale getirilmesi gereken bir şeydir ve yeri bu yolun altıncı dersidir.

Bu dördünü ucuza nerede çalışabilirim?

Dördünden hiçbiri kurs istemiyor ve üçü, tek bir müşteriniz olmadan kendi işiniz üzerinde çalışılabilir.

Yazmayı kendi mesajlarınızla çalışın. Bu hafta gönderdiğiniz son on mesajı alın ve her birini hiçbir soruyu açık bırakmayacak biçimde yeniden yazın. Daha zor bir alıştırma isterseniz, bu sayfanın aşağısındaki tarif tam bunun için kuruldu.

Düzeni gerçek ve küçük bir işletmede çalışın, tanıdığınız birine ait olsa ve ortada para olmasa bile. Bir dükkanın takvimini ve mesaj kuyruğunu bir ay yürütmek her kurstan çok öğretir, çünkü üç işin aynı anda geciktiğinde nasıl hissettirdiğini öğrendiğiniz tek yer orasıdır.

Ketumluk başkalarının işi üzerinde çalışılamaz ama ilk müşteriden önce karara bağlanabilir: hiçbir yere asla koymayacağınız şeyleri ve izinsiz açmayacağınız araçları yazın. Kendi yazdığınız yarım sayfa, ilk müşteri bastırdığında aceleci kararı durduran şeydir.

Araçlar ise gerçekten sonradan öğrenilen tek kalem. Onlara geldiğinizde sanal asistanlık yolu bir sonraki dersi taşıyor. Önce işin kendisinin neye benzediğini görmek isterseniz, sanal asistan nedir dersi başlangıç yeridir.

Yapay zekayla hızlı yol

Yazmakla ilgili alışılmış tavsiye "net yazın"dır ve hiçbir şey öğretmez, çünkü yanında bir ölçüt gelmez. Bildiğimiz en hızlı yol zorunlu karşılaştırmadır: gerçek bir mesajı kendiniz üç ayrı biçimde yazın, sonra modelden yalnızca çözümlemesini isteyin, yeniden yazmasını değil. Model burada yazar değil aynadır ve bu kısıt, öğrenmekle elinize bir metin tutuşturulması arasındaki farktır.

  1. Bu hafta gönderdiğiniz gerçek bir mesaj seçin ve içinden isimleri, numaraları ve tutarları çıkarın. Kendi alıştırmanız uğruna başka bir müşterinin mesajını hiçbir yere koymayın.
  2. Üç sürümü kendiniz yazın: biri çok kısa, biri her ayrıntısıyla tam ve biri de gerçekten gönderdiğiniz. Üçünü de yazmak zaten alıştırmanın yarısıdır.
  3. Aşağıdaki tarifi üç sürümle birlikte verin ve çözümlemesine bırakın. Burada üst sınıf bir model daha iyi sonuç verir, çünkü geçiş mekanik değil yargısaldır; güncel tercihimiz RGB yapay zeka referansında güncel kalıyor.
  4. Çözümlemeyi okuduktan sonra dördüncü sürümü kendiniz yazın ve onu saklayın. Öğrendiğiniz şey o dördüncü sürümdür, modelin söylediklerinden hiçbiri değil.

Kopyalamaya hazır şablon

Sanal asistanım ve iş mesajı yazmayı çalışıyorum. Gerçek bir mesajın üç sürümünü gönderiyorum. İsimler ve sayılar önceden çıkarıldı.

Bağlam: okur bir {müşteri rolü} ve konu {konu}. Olmasını istediğim şey: {istenen sonuç}.

A sürümü: {metin}
B sürümü: {metin}
C sürümü: {metin}

Kural: hiçbirini yeniden yazma ve dördüncü bir sürüm üretme. Yalnızca çözümle.

1) Her sürüm için, okurun okuduktan sonra hâlâ hangi sorusu kaldığını yaz. Kalmadıysa kalmadı de.
2) Her sürüm için, yazarı hakkında ne ilettiğini söyle: kendinden emin, tereddütlü, aceleci ya da belirsiz; metnin kendisinden tek bir kanıtla.
3) Hangi cümlelerin hiçbir şey kaybetmeden silinebileceğini söyle.
4) Her sürümde şu üç şeyin olup olmadığını söyle: ne bitti, nerede takıldı, okurdan ne istiyor.
5) Tek cümleyle bitir: bir sonraki sürümde yalnızca tek bir şeyi değiştirecek olsam, o tek şey ne.

Çıktıya güvenmeden önce: Bu alıştırmanın iki sınırını ciddiye alın. Birincisi, modele yeniden yazdırırsanız hiçbir şey öğrenmez ve herkesinkine benzeyen bir metin alırsınız; her hafta sizinle çalışan bir müşteri bunu sandığınızdan erken fark eder. İkincisi, model müşterinizin tonunu ve sözlü olarak neyin kararlaştırıldığını bilmez, dolayısıyla belirsizlik hükmü bazen karşı tarafın zaten bildiği bir şeyle ilgilidir. Ve bir müşterinin gerçek mesajını, isim ve sayıları çıkarmadan hiçbir yere koymayın; bu tek kural, alıştırmayla sızıntı arasındaki farktır.

Bu işte yapay zeka

Bu derste modelin bir rolü vardır ve bir rolü yoktur. Olan rolü ayna olmaktır: bir cümlenin ne ilettiğini, hangi soruyu açık bıraktığını ve nerede fazlalık olduğunu söylemek. Olmayan rolü ise sizin yerinize yazmaktır. Mesajlarını modele yazdıran bir asistan, ücretini yükseltmesi gereken tek şeyi devretmiştir.

Gerçekten işe yarayan araçlar

  • Claude Bu alıştırmada "yeniden yazma" kısıtını iyi tutar ve alıştırmanın bütün değeri o kısıttır. İran, Anthropicin iki destekli ülke listesinin hiçbirinde yok; bunu ölçerek değil, Anthropicin kendi sayfasından okuduk.
  • Gemini Farsçayı kendisi anlar, dolayısıyla üç Farsça sürümün önce çevrilmesi gerekmez ve ton yolda kaybolmaz. Googleın kendi sayfası Gemini web uygulamasının 230dan fazla ülke ve bölgede çalıştığını söylüyor ve İran o listede yok.
  • ChatGPT Bu çözümleme için de çalışır ve çoğu kişi zaten ona alışkındır. İrandan erişim konusunda bir iddiada bulunmuyoruz: OpenAIın desteklenen ülkeler sayfası bu sunucuya 403 dönüyor ve arkasında hiçbir şey olmayan bir iddiayı yazmayız.

Nerede geri teper

Bu dersin ilk riski, alıştırmayı bitiren şeyin ta kendisi: modeli sizin yerinize koymak. Mesajlarınızı bir model yazarsa kendi sesiniz hiç oluşmaz ve birkaç hafta sonra müşteri her mesajın aynı biçimde olduğunu fark eder. Bu, otomatik tespitle ilgili bir iddia değil; daha basit bir nokta: müşteriniz sizi metninizden tanır ve metin sizin değilse tanınacak bir şey kalmaz. İkinci risk daha ciddi ve bütün bu işe ait: müşterinin mesajı müşteri verisidir. Konuşmalarınızın modeli eğitmek için kullanılıp kullanılmayacağı plana ve ayarlara bağlıdır; Anthropic kendi gizlilik sayfasında, tüketici ürünlerinde sohbetleri modelleri iyileştirmek için, siz izin verdiyseniz, bir konuşma güvenlik incelemesi için işaretlendiyse ya da açıkça katıldıysanız kullandığını yazıyor. Pratik kural basit ve hiçbir ayara bağlı değil: göndermeden önce isimleri, numaraları ve tutarları çıkarın; veri müşteriye aitse izni olmadan hiçbir yere koymayın. Araçlar konusunda izin istemek de bu yüzden ilk haftaya aittir, denk geldiğinde konuşulacak bir şeye değil.

Kaynaklar: Anthropic: supported countries and regions Anthropic privacy: is my data used for model training Google: where you can use the Gemini web app

Bu tavsiyenin sınırı

Bu dört beceri işi ayakta tutar ama müşteri getirmez. Dördüne de sahip olup hiç müşterisi olmayan birinin sorununu bu ders çözmez; beşinci ders çözer. Fiyatlandırma ve sözleşmeler de burada değil, yerleri altıncı derstir. Bir sınırı daha açıkça söyleyelim: burada yazılan ketumluk kuralları çalışma alışkanlıklarıdır, hukuki tavsiye değildir. Yaptığınız iş hassas veriye ya da bir müşterinin mali bilgilerine dokunuyorsa, gizlilik taahhüdünün yazılı olması gerekir ve metnini bir öğretim sayfası değil, işi bu olan biri kaleme almalıdır. Son olarak: bu dersteki alıştırmalar kendi işiniz ve zaten tanıdığınız bir işletme için tasarlandı; hiçbiri gerçek bir müşteriyle gerçek deneyimin yerini tutmaz ve böyle bir iddiamız da yok.

Kendi işimizden

"Kendi konumunuzdan değil, okur için yazın" kuralını kendi kodumuzun içinde uygulamak zorunda kaldık, çünkü söylemek yetmiyordu. Bu sitenin serbest çalışma platformunda bir bildirimin metni eskiden o anki isteğin dilinde kuruluyordu; pratikte bu, bildirimi tetikleyen kişinin diliydi. Sonuç şuydu: Farsça konuşan bir iş veren, yalnızca serbest çalışan siteyi başka bir dilde açtığı için bildirimi o dilde alabiliyordu. Artık rgbf_send_notification metni rgbf_with_user_lang içinde kuruyor: dil alıcıdan seçiliyor ve sonra eski haline dönülüyor; açıklaması da rgb-freelance/includes/notifications.php içinde o fonksiyonun üstünde duruyor. Aynı kural insani biçimiyle sanal asistan için de geçerli: mesajı, işi yapanın değil, onu okuyacak kişinin dilinde ve bilgi düzeyinde yazın.

Gerçek devam soruları

On parmak yazmak bu iş için önemli mi?

Yardımcı olur ve hiçbir şeyi belirlemez. Ücreti belirleyen, mesajınızın takip sorusu gerektirmemesidir; ne kadar hızlı yazıldığı değil. Beş dakikada tam bir mesaj yazan biri, bir dakikada yazıp üç gidiş dönüş gerektiren birinden daha az müşteri zamanı harcamıştır.

Müşteri parolasını WhatsApptan göndermek istiyor. Ne yapmalıyım?

Yalnızca hayır demek yerine alternatifi önerin: bugünün hemen her servisi, size sınırlı erişimli ayrı bir hesap açmaya izin verir ve o hesap sonradan kapatılabilir. Yine de gönderirse, iş bittikten sonra parolayı değiştirmesini isteyin ve bunu yazılı söyleyin. Bu kabalık değildir; pratikte müşterinin sizi daha ciddiye almasını sağlar.

Müşteri mesajlarımı yazmak için yapay zeka kullanabilir miyim?

Taslak ve çözümleme için evet, okumadan göndermek için hayır. Beraberinde iki pratik koşul gelir: isimler, numaralar ve tutarlar önce çıkarılır ve müşteri hangi araçları kullandığınızı bilir. Mesajı göndermeden önce kendiniz yeniden yazmazsanız, birkaç hafta sonra tutarlı bir sesiniz olmaz; uzun soluklu bir müşterinin yaslandığı şey de tam olarak tutarlı bir sestir.

Öğrenmeye devam et